Was finden wir in Unternehmen vor, wenn wir die Beschaffung von Dienstleistungen in den Bereichen Logistik und Transport prüfen?

• Der Bedarfsträger im Unternehmen hat keine juristische Kompetenz, im Einzelfall nur Einkaufskompetenz und keine Transparenz über die aktuellen Rahmenbedingungen des Unternehmens.
• Die Bereiche beschäftigen sich mit Beschaffungs- und Bestellvorgängen.
• Der Einkauf ist bei der Anlagenerstellung (Pflichtenheft) und Vorauswahl der Lieferanten, sowie bei der Vorgehensweise nicht immer beteiligt.
• Eine entsprechende Beschaffungsrichtlinie gibt es nicht.
• Die Einkaufsabteilung hat wenig bis keinen Einfluss auf die Lieferantenentscheidung, Menge, AGB, etc. der Unternehmensbereiche.
• Terminüberwachung und Vertragsmanagement (Bsp. Kündigungsfristen Rahmenverträge) sind oft kein Aufgabenschwerpunkt.
• Die Prozessabschnitte  sind nicht durchgängig revisionssicher (z.B. Rechnungsprüfer und Besteller dürfen nicht die gleiche Person sein).
• Der Besteller gibt teilweise auch die Rechnung frei.
• Unterschiedliche Definition von Bedarfsmelder, Bedarfsträger; Besteller und Rechnungsprüfer führt zu falscher Auslegung der Aufgaben und Befugnisse.
• Die Prüfung (Menge, Qualität, Zustand) und Verbuchung der angelieferten Ware ist für den Beschaffungsprozess elementar. Sie ist die Basis der Rechnungsprüfung und -anerkennung und wird nicht vollumfänglich durchgeführt.
• Die eigenen Wertgrenzen der Rechnungsanerkennung sind teilweise den Mitarbeitern nicht bekannt.
• Die Unterschriftsberechtigungen passen teilweise nicht für die Abteilungen. Außerhalb der vorgegebenen Beschaffungssysteme gibt es keine Prüfung der Berechtigungen.
• Skontoverlust durch zu lange Verweilzeiten bei der Rechnungsprüfung.

Durch eine Reorganisation der Einkaufsabteilung zur strategischen Einkaufsabteilung können erhebliche Ergebniseffekte im Bereich logistischer Dienstleistungen erzielt werden!